Ausschreibungen – entgegen aller Erwartungen gewinnen

Ausschreibungen erscheinen oft als grosse Chance, sind oft aber aus vielfältigen Gründen recht problematisch. Der erste und wichtigste Grund: sie verhindern, dass Sie einem optimalen Verkaufsprozess folgen können. Zum Zweiten ist die Chance zu gewinnen eventuell sehr gering, insbesondere dann wenn ein etablierter Anbieter bei der Erstellung der Ausschreibungsunterlagen beteiligt war und bisher einen guten Job gemacht hat. Zum Dritten ist oft die Qualität einer Ausschreibung unzureichend.

Dies aber stellt eine Möglichkeit dar, die Dinge in den Griff zu bekommen. Das war der Fall für unseren Sales Performance Consultant Daniel J. Schwarzenbach als ihn sein Kunde mit einer Ausschreibung kontaktierte.

Eine geringe Erfolgschance

Daniels Kunde war ein Telekommunikationsunternehmen das gerade eine Ausschreibung aus dem Einkauf eines multinationalen Konzerns bekommen hatte. Die Auflage war, innerhalb von 15 Tagen ein schriftliches Angebot abzugeben. Zwischen den Zeilen war zu lesen, dass der Auftrag an den etablierten Anbieter gehen sollte und der Zweck der Ausschreibung nur darin bestand, den Preis zu drücken. Das Angebot zu schreiben war mit viel Aufwand verbunden und Daniels Kunde fragte nach Rat: anbieten oder nicht?

Schwachstellen in der Ausschreibung nutzen

Daniel setzte sich mit dem Verkaufsleiter und dem Verkaufsverantwortlichen zusammen um die Ausschreibung zu analysieren. Schnell wurde klar, dass die geschäftlichen Ziele nicht ersichtlich waren. Viele wichtige Themen waren nicht abgedeckt und ohne Antworten darauf wäre es äusserst schwierig, ein professionelles Angebot abzugeben. 

Daniel erarbeitete zusammen mit dem Verkaufsverantwortlichen eine Fragenliste. Er forderte den verantwortlichen Einkäufer zu einem klärenden Gespräch auf. Die Ansprechpartner seitens Business (Sales, Marketing & HR) sowie IT sollten neben dem Einkauf an diesem Gespräch teilnehmen. Der Verkaufsverantwortliche bot an, die Ergebnisse des Gesprächs zusammenzufassen um dem Einkäufer so die Möglichkeit zu geben, die Punkte auch mit anderen Anbietern zu besprechen. Der Kunde stimmte diesem Gespräch zu. Damit begann das Team die Kontrolle über den Beschaffungsvorgang zu gewinnen.  

Das entscheidende Gespräch

Ein Gespräch wie dieses ist tendenziell immer schwierig, denn das Vorgehen eigentlich vom Kunden nicht gewünscht ist. Das Team stellte die folgenden, herausfordernden Fragen:

1.      Was sollte als Ergebnis dieses Projektes verbessert werden?

2.      Was sind die Erwartungen bzgl. des Nutzens für die Geschäftsprozesse?

3.      Wie werden sich die Rahmenbedingungen mittel- und langfristig verändern?

4.      Wie sieht der Entscheidungsprozess aus?  

5.      Welche Entscheidungskriterien gelten bei der Beurteilung der Angebote?

Den Antworten war zu entnehmen, dass alles auf den heutigen Anbieter ausgerichtet war und der Auftrag nicht zu gewinnen war.

Dem Kunden ein Problem bereiten – und eine Lösung anbieten

Dieser Strategie folgte das Verkaufsteam. Sie wussten, dass aus regulatorischen Gründen mindestens drei Angebote für die Ausschreibung vorliegen müssen. Also wurde dem Kunden mitgeteilt, dass er kein Angebot auf Basis der in der Ausschreibung definierten Kriterien bekommen würde. Damit bekam der Kunde ein Problem.

Andererseits bot der Verkaufsverantwortliche dem Kunden an, ein Angebot abzugeben, sofern es dem Einkauf und diversen kundenseitigen Entscheidungsträgern präsentiert werden kann. Der Einkäufer war damit einverstanden. Also wurde für die Ausschreibung in Ergänzung zum Angebot eine alternative, zukunftsorientierte Lösung ausgearbeitet.

Unser Angebot hätte nie gewinnen können – aber wir bekamen den Auftrag

Dem Verkaufsteam war klar, dass ihre Antwort auf die vorliegende Ausschreibung nicht zu einem Auftrag führen kann. Es wurden dem Angebot daher nur die ersten 10 Minuten der Präsentation gewidmet. Die verbleibenden 20 Minuten wurden dafür genutzt eine Lösung aufzuzeigen, die den Kunden beim Erreichen seiner zukünftigen, geschäftlichen Ziele effektiv unterstützt.
Es war keine einfache Option wegen hoher Initialkosten, allerdings würde im Ergebnis ein sehr viel höherer Return-on-Invest resultieren. 

Der Kunde war begeistert und Daniels Kunde bekam den Auftrag.

Was wir daraus lernen können:

1. Prüfen Sie jede Ausschreibung sorgfältig bevor Sie anbieten – es könnte sein, dass sich der Aufwand nicht lohnt.

2. Wenn Sie anbieten, versuchen Sie die Steuerung zu übernehmen und versuchen Sie einen optimalen Verkaufsprozess anzuwenden.

3. Halten Sie sich stets vor Augen: nur das zu tun was der Kunde will, führt bei Ausschreibungen selten zum Erfolg.

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